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Neuerungen beim Fahrtkostenersatz - elektronisches Fahrtenbuch der DATEV

25.12.07
Bei der Abrechnung der Dienstwagennutzung sowie beim Reisekostenrecht stehen zum Jahreswechsel wieder einmal gesetzliche Neuregelungen an. So hat die neue Definition des Begriffs der "regelmäßigen Arbeitsstätte" beispielsweise Auswirkungen auf den steuerfreien Fahrtkostenersatz. Die Änderungen müssen bei der Fahrtenbuchführung und der Reisekostenabrechnung beachtet werden. Für die Umsetzung können Unternehmen auf die Softwarelösungen des Nürnberger IT-Dienstleisters DATEV eG zurückgreifen, welche über den Steuerberater erhältlich sind. Durch die Berücksichtigung aktueller gesetzlicher Regelungen entspricht das DATEV Programm Fahrtenbuch dabei den Anforderungen der Finanzbehörden. Die Ordnungsmäßigkeit der Software bescheinigt ein Testat einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.

Das elektronische Fahrtenbuch unterstützt bei der Erfassung und Abrechnung von Fahrten mit Dienst- und Privatfahrzeugen. So lassen sich die Kilometersätze für Privatfahrten und geldwerte Vorteile für Dienstwagen einfach ermitteln. Darüber hinaus wird die Weitergabe der relevanten Werte direkt in die Finanz- oder Lohnbuchführung ermöglicht.

Umfassende Fahrzeugverwaltung

Im Programm werden die firmeneigenen Fahrzeuge und Angaben zu den Mitarbeitern, welche die Fahrzeuge nutzen, verwaltet. Zudem ist bei der Erfassung auch die Auswahl wiederkehrender Fahrtstrecken möglich, die deshalb im Programm nur einmal hinterlegt werden müssen. Eine integrierte Vergleichsrechnung zeigt an, ob die Fahrtenbuch-Methode oder die Pauschal-Methode mit der einprozentigen Versteuerung die jeweils günstigere Alternative darstellt.

Eine mobile Erfassungskomponente, die auf Personal Digital Assistants (PDAs) installiert werden kann, ist im Leistungsumfang des Fahrtenbuchs schon enthalten. Fahrtdaten und Belege können damit bereits unterwegs eingegeben und später komfortabel in das Programm Fahrtenbuch importiert werden. Das Modul Fahrtenbuch Vorerfassung mobil ist mit den PDA-Betriebssystemen Pocket PC 2003 und Windows Mobile 5 einsetzbar.

Darüber hinaus werden im Programm Fahrtenbuch die relevanten Werte für die Finanz- und Lohnbuchführung ermittelt. Wird für die Lohn- und Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter - im Betrieb selbst oder beim Steuerberater - ebenfalls DATEV-Software eingesetzt, können über Programmverbindungen sowohl geldwerte Vorteile bereits bei der Lohn-Abrechnung berücksichtigt als auch Abschreibungen, wie Kosten für Benzin oder Werkstatt, zur Verbuchung in die Finanzbuchführung exportiert werden.

Verknüpfung mit Reisekostenabrechnung

Außerdem lässt sich die Fahrtenbuchsoftware problemlos in die Reisekosten-Anwendung der DATEV integrieren. So ist die Datenintegration auch für die Reisekostenabrechnung der Mitarbeiter gegeben, aufwändige Doppelerfassungen werden vermieden. Stammdaten, wie zum Beispiel Belegarten, werden von beiden Programmen gemeinsam genutzt. Sind die Belege einmal erfasst, stehen sie sowohl für die Ermittlung der Fahrzeugkosten als auch für die Erstattung in Reisekosten classic zur Verfügung.

Die Software Reisekosten classic unterstützt eine prozessorientierte Reisekostenabrechnung von In- und Auslandsreisen, inklusive der Erstellung und Genehmigung von Reiseanträgen sowie der Erfassung und Prüfung von Reisedaten und Belegen. Zudem vereinfacht sie die Durchführung von Abrechnungen und Korrekturen sowie die Auszahlung von Kostenerstattungen. DATEV gewährleistet auch hier die zeitnahe Umsetzung rechtlicher Änderungen.

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